Die Einführung einer systematischen Materialbewirtschaftung erfordert einen klaren und schrittweisen Ansatz, um den Überblick über Ersatzteile zu verbessern, Lagerbestände zu optimieren und Kosten zu senken. Hier ist ein praxisnaher 5-Stufen-Plan, der Betrieben hilft, Struktur und Effizienz in die Ersatzteilbewirtschaftung zu bringen. Dabei ist wichtig zu beachten, dass jede Stufe einen bestimmten Initialaufwand mit sich bringt – je höher die Stufen, desto höher ist auch der Aufwand. Die gute Nachricht ist jedoch, dass der grösste Nutzen gerade auf den niedrigen Stufen erreicht wird. Sie können also mit wenig Arbeit viel erreichen, wenn Sie das Thema Ersatzteilbewirtschaftung in Ihrem Betrieb zeitnah angehen! Wir gehen durch die einzelnen Schritte anhand eines Beispiels: Wir stellen uns einen Instandhaltungsmitarbeiter vor (Sepp Rösti), der zum Beispiel einen Elektromotor benötigt, um eine Produktionsmaschine zu reparieren. Leider ist das defekte so verbrannt, dass es kaum noch zu erkennen ist – er muss sich also auf die Suche machen…
Die 5 Stufen
1. Welche Ersatzteile benutzen wir überhaupt?
Weltweit gibt es eine schier unendliche Anzahl von Ersatzteilen. Der erste Schritt besteht darin, eine Übersicht über alle im Betrieb verwendeten Ersatzteile zu erstellen. Damit muss Sepp nicht mehr aus allen möglichen Elektromotoren die es auf dem Markt gibt den richtigen finden, sondern kann die Auswahl auf die im Betrieb genutzten reduzieren. Gratuliere! Mit Stufe 1 haben die Möglichkeiten von Millionen auf weniger als ca. 100 eingeschränkt – das spart natürlich eine Menge Zeit für unsere Techniker, und zwar jedes Mal wenn Sie ein Ersatzteil brauchen.
Was müssen wir tun, damit der erste Schritt erreicht ist? Wir müssen alle Ersatzteile, die bei uns im Betrieb genutzt werden in einer Liste oder Datenbank aufschreiben. Bei der Erfassung sämtlicher Artikel können Daten wie Teilenummern, Spezifikationen, Lieferanteninformationen und vieles mehr hinterlegt werden. Ziel ist es, ein zentrales Register zu schaffen, das auch als Grundlage für alle weiteren Schritte dient.
2. An welchen Anlagen werden diese Teile verwendet?
Im nächsten Schritt gilt es zu klären, wo die einzelnen Ersatzteile tatsächlich eingesetzt werden. Sind die Teile nur für spezifische Anlagen oder Maschinen notwendig, oder können sie in mehreren Bereichen des Maschinenparks verwendet werden? So erhalten wir Stücklisten für unsere Anlagen.
Eine solche Analyse ermöglicht es, Teile, die mehrfach genutzt werden, strategisch in zentralen Lagern zu positionieren und so verstreute Lagerplätze zu vermeiden. Viele Unternehmen stellen in dieser Phase fest, dass sie über zahlreiche veraltete Artikel verfügen, die für den laufenden Betrieb gar nicht mehr relevant sind.
Pro Tipp: Konnte man die Stufe 1 noch gut mit Excel bewältigen ist ab Schritt 2 eine Datenbank empfehlenswert. Das hat zwei Vorteile: In Excel bekommt jeder Eintrag (z.B. Ersatzteil A ist in Anlage 1 und Anlage 5 verbaut) jeweils eine Spalte z.B.
Ersatzteil | Seriennummer | Eingebaut in | Eingebaut in |
A | 847923783 | Anlage 1 | Anlage 5 |
Dadurch muss vordefiniert werden wie viele Einbau-Orte es maximal pro Ersatzteil geben darf. In einer Datenbank ist das flexibel und unbeschränkt.
Zweitens kann in einer Ersatzteilbewirtschaftungssoftware einfach die Perspektive gewechselt werden. Ich kann beim Ersatzteil sehen, wo es verbaut wurde (Anlage 1 &5). Gleichzeitig kann man bei den Anlage sehen welche Stückliste sie haben, also welche Ersatzteile zum Beispiel in der Anlage 5 alles verbaut sind (A & C & D). Dabei müssen die Angaben nicht doppelt erfasst werden, sondern werden automatisch ergänzt.
Kommen wir zurück zu unserem Sepp Rösti: Für ihn bedeutet Stufe 2, dass er sich nicht mehr alle 100 Elektromotoren des Betriebs anschauen muss, um den richtigen zu wählen, sondern dass an den Anlageninformationen schon hinterlegt ist welchen er konkret benötigt.
Pro Tipp: SAMA geht sogar noch einen schritt weiter. Um den Anfangsaufwand der Datenerfassung zu reduzieren werden Ersatzteile, die bei Arbeiten verwendet wurden, automatisch der Anlagen-Stückliste hinzugefügt. Damit baut sich mein Anlageninformationssystem von alleine auf, ohne dass wir zusätzlichen Aufwand haben. Ausserdem haben wir nicht alle möglichen Kleinteile an der Stückliste (wie z.B. bei einem Datenimport vom Hersteller), sondern nur die Teile, die wir in der Vergangenheit auch wirklich gebraucht haben.
3. Wo kann ich das Teil zu welchem Preis kaufen?
Jetzt da Sepp weiss, was er braucht, kann er schauen, wo er das benötigte Teil kaufen kann. Hier ist es wieder ähnlich wie in Stufe 1, dass wir alle möglichen Bezugsquellen der auf der Welt eingrenzen möchten auf die Lieferanten, mit denen wir gerne zusammenarbeiten.
Ein zentraler Aspekt der Materialbewirtschaftung ist die Beschaffungsoptimierung. In dieser Phase werden die verfügbaren Bezugsquellen analysiert und verglichen. Hierzu gehören Fragen wie: „Wer bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?“, „Welche Lieferanten sind, zuverlässig und schnell?“ und „Gibt es alternative Anbieter für kritische Teile?“.
Mithilfe digitaler Tools können Unternehmen Einkaufspotentiale analysieren, um so Kosten zu senken und Lieferzeiten zu reduzieren. Für unser Beispiel hat Sepp Rösti den Elektromotor, der an der Anlage hinterlegt war besorgen möchte, er nicht erst nach Lieferanten suchen muss. In seiner Datenbank hat er direkt die verschiedenen Bezugsmöglichkeiten mit Angaben zu ihren Preisen, Lieferfristen und Kontaktdaten hinterlegt.
Pro Tipp: Der 5-Stufen Plan ist aus der langjährigen Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden. Er hat sich also in der Praxis als am besten bewährt. Jedoch haben all unsere Kunden natürlich ein SAMA-System in Betrieb. Wenn Sie Ihre Ersatzteile mit Excel führen möchten, dann sollten Sie Stufe 2 und 3 vertauschen. Die Lieferantenlisten können noch sehr gut im Excel geführt werden. Wenn Sie gerne Excel-Vorlagen für die Ersatzteilbewirtschaftung hätten, dann schreiben Sie uns bitte an info@sama.ch und wir senden Ihnen entsprechende Vorlagen zu!
4. Wo liegt das Teil?
Bevor Sepp aber einen neuen Motor kauft, möchte er natürlich überprüfen, ob das Teil nicht noch auf Lager liegt! Bestellungen von Teilen die eigentlich noch vor Ort verfügbar wären sind ein häufiges Problem aus der Praxis. Dabei verlieren wir gleich doppelt Geld: Einerseits geben wir Geld für das Ersatzteil aus. Auf der anderen Seite steht unsere Anlage länger, da das neue Teil erst noch geliefert werden muss. Im schlimmsten Fall ist das bereits eingelagerte Teil beim nächsten Ausfall dann so alt, dass es nicht mehr brauch bar ist! Mithilfe eines Lagerverwaltungssystems in Ihrer Instandhaltungssoftware können Mitarbeiter schnell herausfinden, wo er nachschauen muss, um herauszufinden ob es noch passende Ersatzteile gibt. Dies spart wertvolle Zeit, die sonst für das abklappern der verschiedenen Lager verschwendet würde und vermeidet unnötige Verzögerungen.
5. Wie viele Teile habe ich tatsächlich noch?
Noch besser wäre es natürlich, wenn Sepp erst gar nicht in das Lager gehen muss, um zu wissen ob noch passende Elektromotore da sind. Stattdessen kann er in seinem Instandhaltungstool nachschauen, an welchem Lagerplatz noch wie viele Teile vorhanden sind. Für diese Stufe werden Lagerbestände regelmäßig überprüft und mit dem System abgeglichen. Inventuren – ob manuell oder automatisiert – spielen eine zentrale Rolle, um Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Beständen zu identifizieren. Moderne Systeme ermöglichen es, dass Ersatzteilverbräuche direkt abgebucht und Einkäufe auf den Bestand gutgeschrieben werden. Ausserdem hilft es Nachbestellungen rechtzeitig auszulösen, wenn Minimumbestände unterschritten werden, um Fehlbestände zu vermeiden.
Das i-Tüpfelchen: IoT - Ersatzteile per Knopfdruck mit automatisierten Systemen abrufen
Der letzte Schritt nutzt das Potenzial des Internets der Dinge (IoT). Durch die Anbindung eines automatisierten Lagersystems, wie eines Paternosters, können Ersatzteile auf Knopfdruck bereitgestellt werden. So muss Sepp nicht mehr zum Ersatzteil gehen, sondern das Teil kommt zu Ihm! Solche Systeme beschleunigen nicht nur den Zugriff auf Teile, sondern sorgen auch für mehr Transparenz und Genauigkeit in der Bestandsführung. Mitarbeiter müssen nicht mehr mühsam Regale durchsuchen, sondern können direkt über die Software oder ein Touchpanel das benötigte Teil auswählen. Der automatisierte Zugriff spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Instandhaltungsprozesse.
Dieser 5-Stufen-Plan hilft Betrieben, ihre Ersatzteilbewirtschaftung strukturiert zu modernisieren und auf die Anforderungen einer digitalen Zukunft vorzubereiten. Die Kombination aus organisatorischen Maßnahmen und modernen Technologien sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Materialbestände besser kontrollieren, Kosten senken und gleichzeitig die Verfügbarkeit ihrer Anlagen maximieren können.
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